Una tecnica per gestire le attività, ed evitare la procrastinazione, senza sforzo

Che tu sia un professionista, un imprenditore o un manager sentirai sicuramente il bisogno di gestire correttamente il tempo e le tue attività personali per non esserne travolto.

In questo articolo ti voglio parlare della metodologia di time management che utilizzo personalmente e che mi sta aiutando a raggiungere sia gli obiettivi di breve che di lungo termine risolvendo i problemi di procrastinazione come nessun’altra tecnica mi aveva mai permesso di fare prima.

Sono Luca Faccin e mi occupo della gestione progetti in PerformancePPC; la nostra mission aziendale è portare alle massime performance le tue campagna di advertising online, la mia mission personale è “fare succedere le cose, nei tempi e nei budget stabiliti”.

Ancora “time management”? ma cosa c’è di nuovo…

La disciplina del “Time Management” è molto ampia ed ancora in espansione in questi tempi in cui il mondo del lavoro ci richiede sempre più impegno in svariati tipi di attività che ci travolgono ogni giorno.

Sono finiti ormai i tempi del timbro il cartellino e non ci penso più fino a domani. Infatti se da una parte stiamo assistendo ad una sempre maggiore flessibilità negli orari e nei luoghi di lavoro dall’altra questo sta richiedendo una contropartita di disponibilità al di fuori degli spazi standard.

Ecco quindi che la vita privata si va ad intrecciare con quella professionale. Un incrocio che può creare delle pericolose perturbazioni se non ben gestito. Serve quindi ancora il time management ossia una tecnica per gestire le attività.

Tecnica time management a “bigliettini nel monitor”

Le mia tecnica anti-procrastinazione

I metodi di time management sono moltissimi come molti sono i libri ed i corsi che insegnano tecniche per gestire e gestirsi al meglio. Con questo articolo non ho certo la presunzione di dare la risposta migliore di tutte. Voglio solo condividere il mio metodo che ho ottimizzato nel tempo durante il lavoro da libero professionista.

Come ogni metodo che si rispetti è sempre in continua evoluzione per cui tra qualche mese potrebbe variare ancora e magari attendo qui sotto nei vostri commenti dei suggerimenti per migliorare già da oggi. D’altra parte, si sà, se io ti porto un idea e tu me ne porti un’altra usciamo dalla stanza entrambi con due idee 🙂

Con il metodo che vi spiegherò in questo articolo porto avanti tutte le mie attività, professionali e private, e vi assicuro che sono molte.

I due sistemi di gestione: Aziendale VS Personale

Prima di partire specifico l’ultima cosa, esistono due sistemi di gestione paralleli: il sistema di gestione aziendale ed il sistema di gestione personale.

Il sistema di gestione aziendale è quello che utilizziamo all’interno del team PerformancePPC per la gestione dei progetti. Ha delle regole condivise da tutti e viene utilizzato per la gestione delle attività aziendali. Il nostro approccio è con metodologia Agile – Scrum e l’utilizzo di tools molto validi quali Trello e Toggl. Il primo ci permette di gestire il progetto secondo dei cartellini attività stile kanban, il secondo è un time tracker che ci permette di misurare il tempo impegnato in tutte le attività con molta precisione.

Il sistema di gestione personale è lasciato a libero arbitrio di ognuno, infatti pensiamo che ogni persona debba avere il sistema di gestione che meglio si adatta alla propria vita. Questo sistema dovrebbe essere in grado di gestire non solo attività aziendali ma anche quelle personali quali ad esempio scrittura di un blog privato, pulizia del giardino di casa, organizzazione vacanze o uscita di ballo con la moglie.

In questo articolo parleremo del sistema di gestione personale lasciando per un successivo articolo specifico la spiegazione del nostro sistema di gestione aziendale.

Partiamo! La regola fondamentale: Dai precedenza alle priorità

Ecco la base di tutto. Gran parte della mia tecnica di time management deriva dal libro che lessi qualche tempo fa, e che consiglio a tutti: Le Sette Regole per Avere Successo di Stephen R. Covey.

Ne ho parlato approfonditamente in alcuni articoli del mio blog.

https://lucafaccin.it/the-7-habits-of-highly-effective-people-3-dai-la-precedenza-alle-priorita

In questa regola si sottolinea l’importanza di fare per prime le cose più importanti (veramente più importanti) e viene insegnata una tecnica molto valida per dividere le attività per tipologia e pianificarle giornalmente. Vi posso assicurare che funziona alla grande. Vediamola ora nel dettaglio.

Il vecchio sistema di gestione del tempo

Uno dei sistemi più diffusi per pianificare le proprie attività è sempre stato quello di riempire il proprio calendario in ordine progressivo, magari partendo dalle attività più urgenti per poi seguire le altre. Peccato che questo sistema non funzioni, primo perchè l’essere umano non è bravo a stimare l’impegno delle attività, secondo perchè non tiene conto di emergenze e cambi di priorità.

Il nuovo sistema di gestione del tempo

Il nuovo sistema non prevede una pianificazione giornaliera ma settimanale. Questo ci permette di fare degli spostamenti nella schedulazione e sopratutto di trovare il modo di mettere dentro sia attività importanti e urgenti che attività importanti magari meno urgenti.

Io dedico 20 minuti, di solito la domenica mattina, per organizzare la settimana e con questo sistema riesco a portare a compimento attività importanti e incombenze quotidiane.

1. Fatti 4 liste di attività

Innanzi tutto dovresti avere una lista delle attività da fare, intendo tutte le attività anche le più piccole come portare una lettera in posta. Non occupare la tua mente per un compito così sciocco come tenere a memoria le cose da fare, esiste una macchina che sa farlo molto meglio: il computer, magari con Google Tasks.

Ora dividi la tua lista in 4 tipi di attività:

  • Lista 1: Attività urgenti e importanti
  • Lista 2: Attività non urgenti ma importanti
  • Lista 3: Attività urgenti ma non importanti
  • Lista 4: Attività non urgenti e non importanti

C’è una bella differenza tra un attività della lista 1 e della lista 2. Se la prima è un attività importante per il brave termine, che può emergere in ogni momento della giornata e che deve essere chiusa al più presto la seconda è un attività si importante, come lo studio, la scrittura di un libro e la formazione di un collaboratore ma vede i suoi effetti nel lungo termine.

Per quanto riguarda le attività della lista 3 falle quando avrai completato le attività giornaliere della lista 2 e 1. Per la lista 4 invece forse faresti meglio a sbarazzarvene…

Ogni settimana dobbiamo cercare di portare a compimenti le attività della lista 1 e una buona quantità di quelle della lista 2.

2. Ordina le attività per priorità

Su ogni lista cercate di ordinare le attività per priorità, è importante farlo sopratutto per quelle del quadrante 2.

3. Crea la lista “Sprint”

Ora prendete il vostro calendario, se usate come me Google Calendar vi troverete le 4 liste di attività create già belle comode sulla destra.

Create una nuova lista chiamandola Sprint. Questa sarà la lista delle attività importanti che vi date come obiettivo di completare entro la prossima settimana.

Checklist

Ora spostate le prime attività della lista 2 (che sono quelle prioritarie) nella lista Sprint. Non esagerate nel farlo, ricordate che l’uomo è un pessimo stimatore di impegno necessario, per cui se credete di riuscirne a farne 10 spostatene 4 o 5.

Sopratutto dovete tenere conto di lasciare molti spazi liberi tra queste attività (almeno il 50%). Questi spazi saranno poi occupati dalle attività delle liste 1, 2 e 3.

Diciamo che di media le attività della lista Sprint dovrebbero occupare il 20-30% del vostro tempo (man mano che migliorerete potrete aumentare questa percentuale).

4. Inserisci le attività dello Sprint nel calendario

Ora aprite il calendario settimanale ed inserite le attività della lista Sprint. Io assegno a queste un colore verde. Potreste trovarvi con una situazione del genere:

Pianificazione settimanale con sole attività lista 2: importanti non urgenti

Questa è l’ossatura della prossima settimana, come vedete ci sono tanti spazi bianchi. Questi spazi sono fondamentali perchè è li che andremo a svolgere le attività quotidiane, quelle più importanti ed urgenti della lista 1.

Senza bisogno di pianificarle, le attività della lista 1 si aggiornano in continuo, vanno fatte e basta, all’interno di quegli spazi bianchi.

Se poi saremo così bravi da aver finito le attività importanti della giornata potremmo fare delle attività della lista 3. Quelle della 4 io vi consiglio di lasciarle perdere…attività non urgenti e non importanti che senso hanno?

Gli spazi bianchi sono fondamentali anche per darci la flessibilità di cui abbiamo bisogno. Infatti può capitare che un attività verde debba essere spostata da un giorno ad un altro per forza di cose, l’importante è che tutte le attività verdi (della lista Sprint) vengano completate entro e non oltre la settimana.

5. Gestisci ogni giorno

Ogni giorno avremo lo spazio necessario per svolgere le attività urgenti della lista 1 prendendole proprio da questa dove le troviamo già in ordine di priorità. Questi saranno i compiti lavorativi che ci vengono assegnati e altre cose importanti da fare subito.

Avremo al contempo la sicurezza di compiere progressi con le attività più strategiche della lista 2 dato che in determinati giorni ci siamo ritagliati del tempo. Questo è il sistema più efficace che ho trovato per risolvere la procrastinazione.

Chiaramente il calendario, durante la settimana, si infittirà di appuntamenti per call, appuntamenti, etc…ma dobbiamo cercare di rispettare le nostre priorità. Ricordate di pensare con equilibrio tra lungo e breve termine.

Ecco come potrebbe comparire il calendario durante la settimana:

Pianificazione settimanale con attività lista 1, 2 e 3.

In pratica il calendario si andrà a rimpolpare durante la settimana ma sempre rispettando le attività fisse delle lista 2. Queste attività sono importanti perchè ci permettono di raggiungere obiettivi a lungo termine e quindi liberarci del tempo in futuro.

Man mano che completiamo le attività dello Sprint le barriamo come fatte e arrivati alla domenica successiva dovremmo avere la lista Sprint nuovamente vuota e da riempire. Riprendiamo quindi a pianificare la settimana successiva.

Conclusioni

Con questo sistema semi-rigido io ho trovato la soluzione ideale per gestire le attività settimanali permettendomi di portare a segno urgenze e impegni imprevisti e nello stesso tempo attività importanti per il futuro.

Può sembrare complicato a primo i patto ma in realtà è molto semplice, bastano 15-20 minuti di pianificazione la domenica per risparmiare ore ed ore nel fare attività inutili.


Che sistema utilizzate voi? siete in balia degli eventi o avete ideato un vostro sistema personale che vi consente di organizzarvi e vivere una vita abbastanza tranquilla? Mi piacerebbe fossero condivisi suggerimenti ed idee nei commenti che possano essere d’aiuto a tutti.


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