Gestire un Virtual Team: l’esperienza vincente in PerformancePPC

Il team PerformancePPC, nell’ordine Luca Faccin, Alessia Dirella, Laura Bretti, Fabio Faccin, Alessia Spadaccini, Giuseppe Scollo e Davide Arsego.

Pochi mesi fa siamo stati al Digital Nomads meetup di Las Palmas, Gran Canaria. Un evento durante il quale siamo intervenuti e abbiamo potuto dire la nostra sulle modalità di gestione di un team remoto. 

I nomadi digitali sono tutti quei professionisti che possono lavorare da remoto grazie al web e quindi tramite una semplice connessione internet. Spesso lavorano individualmente ma molte altre volte il lavoro del nomade digitale si svolge in co-working creando un vero e proprio Team di professionisti che collaborano virtualmente. 

Noi stessi, come PerformancePPC, lavoriamo attualmente con altri collaboratori su diversi progetti ed ognuno da una parte diversa del mondo: in media lavoriamo da remoto in circa 7-8 persone durante il mese, a questi si aggiungono tutti i nostri clienti che sono gestiti sempre all’interno del progetto.

In questo articolo vogliamo riportare le linee guida che in quell’incontro abbiamo condiviso con tutti gli altri smart worker affinchè possano essere utili anche a te in caso iniziassi a lavorare da remoto o in caso tu voglia migliorare la gestione del tuo smartwork.

Prima di partire ti voglio ricordare che abbiamo da poco lanciato il video-corso Remote Project Management che insegna tutte le metodologie e gli strumenti che utilizziamo noi per gestire il team remoto. Se vuoi saperne di più clicca sul banner sotto e scarica le prime due lezioni gratuite.

Il remote working necessita di un differente approccio

La prima cosa da considerare è che gestire un team virtuale richiede un approccio differente dalla gestione ordinaria in ufficio: significa adottare strumenti, metodologie e mentalità adatte.

Per strumenti intendiamo tutti i software che possono servire dalla comunicazione all’organizzazione del progetto, dalla gestione personale all’archiviazione delle procedure etc…

Per metodologie intendiamo i processi aziendali che mettiamo in campo per organizzare il team e rendere i risultati ripetibili.

Per mentalità intendiamo la corretta forma-mentis che deve avere ogni membro del team, ossia responsabilità verso i risultati, affiatamento, spirito collaborativi e predisposizione al dialogo.

Queste sono le tre aree che vanno prese in considerazione e vedremo in questo articolo come possono essere migliorate.

La responsabilità distribuita

Quando si lavora in remote work perde di significato l’approccio di compenso orario ma piuttosto si ragiona per obiettivi: ci sono delle attività da svolgere e si devono completare entro una determinata data. Questo nuovo modo di lavorare si adatta alle esigenze dettate dalla distanza in cui non è possibile controllare quante ore un collaboratore lavora. Si deve passare quindin da un concetto di “controllo centralizzato” al concetto di “responsabilità distribuita” dove ogni membro del team deve essere responsabile di se stesso e dei risultati che porta al progetto e su questi sarà automaticamente valutato e retribuito.

Entrare in questa nuova modalità operativa non è semplice se non si seguono alcune linee guida che costituiscono la struttura del lavoro da remoto.

Le 3 linee guida per gestire un Team Virtuale

1) Le persone si muovono per obiettivi: come abbiamo detto poco fa, ciò che viene valutato non è il rapporto tra orario di lavoro svolto e salario ma bensì gli obiettivi prefissati e raggiunti. È fondamentale allora che le persone abbiano obiettivi chiari e che sappiano esattamente che cosa c’è da fare, chi fa cosa, che cosa stanno facendo gli altri in ogni momento e, sopratutto, come deve essere fatta ogni attività. Dalla mia esperienza di anni in gestione progetti di diversi settori c’è stata una cosa che più di altre mi è rimasta impressa: le persone sono super motivate, e lavorano bene, se hanno chiare le attività che devono fare e come farle. Ricordatelo quando pianificate le attività del vostro team.

2) Presenza di un’infrastruttura formale: in assenza di una struttura aziendale, di un ufficio o di una sala riunioni, è importante creare un’infrastruttura formale che sostituisca e che dia un’alternativa a tutte quelle azioni che in presenza si possono gestire, ad esempio, durante un meeting in ufficio. Quindi stabilire delle procedure e delle regole scritte e chiare a tutti i collaboratori servendosi di alcune piattaforme online finalizzate proprio alla gestione di Virtual team.

3) Presenza di un’infrastruttura informale: una cosa che sicuramente manca a tanti professionisti che svolgono un lavoro da remoto è il poter relazionarsi e stabilire rapporti extra-lavorativi con i propri colleghi che, in questo caso, si possono anche trovare geograficamente dislocati gli uni con gli altri.

Il classico “prendere un caffè insieme” non rappresenta solo un momento necessario per staccare la spina ma comporta tutta una serie di benefici da non sottovalutare: permette di socializzare tra colleghi e quindi creare e rafforzare le relazioni interpersonali; di conseguenza facilita l’affiatamento e l’instaurarsi di un’alleanza che inevitabilmente ha conseguenza positive sull’andamento del lavoro in Team.

Negli ultimi anni molti uffici hanno dedicato uno spazio proprio a questa attività ricreativa, allestendo una stanza riservata ai momenti più informali. Il lavoro da remoto, logicamente, ha le sue eccezioni anche in questo senso.

Abbiamo creato una stanza virtuale con Whereby, una piattaforma che permette di creare stanze virtuali nelle quali le persone possono accedere con un semplice link. È sempre attiva e chiaramente è vietato parlare di lavoro: lo scopo è fare gruppo anche da lontano, esattamente come quando si va a fare la pausa caffè.  

Per la realizzazione di questi 3 punti chiave nella gestione di un virtual team, usiamo dei tools specifici grazie ai quali riusciamo a gestire tutti i nostri progetti ed i collaboratori che ne fanno parte. Ti consigliamo di approfondire questi strumenti molto interessanti e che, per la maggior parte, hanno anche versioni gratuite o di prova. 

• Trello: è una piattaforma che utilizziamo per la gestione dei progetti nella quale è possibile inserire tutti i collaboratori del team. Il sistema si basa su una bacheca condivisa che riporta le attività organizzate secondo il sistema Kanban.
• Toggl: questo strumento è un time tracking, utile per la misurazione del tempo impiegato per le varie attività. Nel nostro caso non ha niente a che vedere con la tracciabilità dell’orario lavorativo in funzione di una determinata retribuzione ma lo utilizziamo per misurare l’impegno necessario per ogni progetto
• Telegram: usiamo il servizio di messaggistica istantanea per le comunicazioni di gruppo o individuali sempre legate al contesto professionale, lasciando altri servizi, come Whatsapp a comunicazioni informali. 
• Whereby: come abbiamo anticipato poco fa, Whereby è la nostra stanza virtuale dedicata alla socializzazione e ai momenti in cui i nostri collaboratori possono, anche insieme a noi, incontrarsi e scambiare 4 chiacchiere “al di fuori del contesto lavorativo”.

Conclusione, cosa portarsi a casa

Oggi più che mai ci stiamo rendendo conto di quanto il lavoro da remoto rappresenti una valida alternativa per il futuro del lavoro. Nonostante sia una realtà ancora poco diffusa, molte aziende si stanno spostando in questa direzione, lasciando sempre più spazio alla modalità smart-working. 

Se anche tu stai iniziando a gestire un Team Remoto o già lavori da remoto con un gruppo di collaboratori, puoi iscriverti al nostro video-corso online di Remote Project Management dove ti insegneremo passo per passo a gestire senza ostacoli progetti e gruppi di lavoro a distanza portandoli alle massime prestazioni.

Puoi scaricare, gratuitamente, le prime due lezioni in anteprima da qui: https://www.remote-project-management.com/?r_done=1